Compliance kockázati térkép Önellenőrző lista az ALTEO Csoport vezetői számára

Az ALTEO Csoport Compliance kockázati térképének elkészítéséhez szükséges az alábbi kérdéssor kitöltése.

A kérdések a vállalattal kapcsolatos információk ismeretére vonatkoznak.

A válaszokat egy 0-5 –ig terjedő skálán kell minden egyes kérdésnél értékelni aszerint, hogy a vállalatról szerzett tapasztalata és információi alapján mennyire jellemző a vállalatra.

Az egyes kérdések megválaszolásakor a jelenlegi helyzetből induljon ki, aszerint, hogy információ szerint most valójában milyen a helyzet, – nem pedig abból, hogy milyennek szeretné azt látni.

Az egyes pontszámok jelentése:

0 – az adott témára (kérdésre) vonatkozóan nem rendelkezik információval

1- egyáltalán nem valósult meg (a koncepció és az eljárás hiányzik)

2- még nem teljesített (a koncepció részben áll rendelkezésre, az intézkedések, eljárások és az ellenőrzés részben meghatározott, de még nem valósult meg)

3- hiányosan valósult meg (a koncepció részben valósult meg, néhány intézkedés valósult meg, de ellenőrzés nélkül)

4- kielégítően megvalósult (a koncepció túlnyomórészt rendelkezésre áll, az intézkedések a fontosabb pontokon megvalósultak és alkalomszerűen ellenőrzik is azokat)

5 – teljes mértékben megvalósult (a koncepció rendelkezésre áll, az intézkedéseket teljeskörűen megvalósították, és teljeskörűen ellenőrzik)

A kérdőív öt témát ölel fel: a vállalatvezetésre vonatkozó kérdések, a személyzeti politikához kapcsolódó kérdések, pénzügyi és számlázási területhez kapcsolódó kérdések, a nyilvánossághoz, információ-átadáshoz kapcsolódó kérdések, beszerzéshez kapcsolódó kérdések.

I. A vállalatvezetésre vonatkozó kérdések

Van a vállalkozásnak írott Etikai Kódexe, amely minden alkalmazott és üzleti partner számára hozzáférhető? 543210

Létezik és működik a vállalkozásban teljes körű compliance kockázat felmérés, amely a korrupciós kockázatokat előre jelzi? 543210

Rendelkezik a vállalkozás olyan ellenőrzési szervezettel, amely független vizsgálati módszerekkel (belsővizsgálat) rendszeresen ellenőriz minden területet még leányvállalatokat is? 543210

Létezik cégben önálló "compliance" munkakör, ill. munkatárs, aki a szabályok betartásával kapcsolatos kérdésre választ tud adni, vagy szükség esetén tanáccsal szolgál? 543210

Van a vállalkozásban olyan szabályzat, amely a korrupció, vagy bármely más visszaélés megjelenésének első jeleinél életbe lép? 543210

Kivizsgálásra kerülnek a korrupciós vagy bármely más visszaélésre utaló estek? Feltárásuk esetén, ezeket figyelembe véve módosítják a meglévő szabályozást? 543210

Rendelkezik a cég kidolgozott kommunikációs stratégiával (belső és külső), amely hírnevének megőrzését és visszaszerzését szolgálja? 543210

Kezdeményez a vezetés rendszeres belső vizsgálatokat a korrupció által leginkább veszélyeztetett területek ellenőrzésére? 543210

A vállalkozás tiltja a versenytársaknál az egyéb munkavégzést és/vagy a tanácsadói tevékenységet, az igazgatóságban vagy felügyelő bizottságban való részvételt? 543210

A vállalkozásban engedélyhez kötött az egyéb pozíciók betöltése (pl.: vállalatvezetés, igazgatóság, felügyeli bizottsági tagság, stb.) és/ vagy tanácsadó tevékenység más vállalkozásban különösen vevők, beszállítók vagy más üzleti partnerek esetében? 543210

A vállalkozás szabályozza és tiltja a bennfentes kereskedelmet (a vállalati részvények, részvényopciók vételét/birtoklását) különös tekintettel a munkatársakon, leányvállalatokon vagy üzleti partneren keresztüli vásárlásra? 543210

A vállalkozás engedélyhez köti a tulajdonszerzést más vállalkozásokban, különösen azokban, amelyeket a vállalkozás versenytársként vagy üzleti partnerként tart számon (vevők, beszállítók vagy egyéb külső más különös partnerek)? 543210

A politikai vagy közhasznú célokra történő adakozás vagy szponzorálás szabályozott, alaposan ellenőrzése és rendszeres felülvizsgálata lehetséges? 543210

A vállalat által az alkalmazottaknak, üzleti partnereknek, részvényeseknek vagy leányvállalatoknak nyújtott hitelek vagy azok átruházása szabályozott és engedélyhez kötött? 543210

A leányvállalatoknál (más cégekben kisebbségi részesedés is) mindennemű szervezeti átalakítás - átalakulás, újra alakulás, felszámolás stb. egyértelműen szabályozott és engedélyhez kötött? (üzleti célok, vállalatvezetés, felügyeli szervek, tőkekihelyezés, tulajdonosi viszonyok, stb. változása)? 543210

II. A személyzeti politikához kapcsolódó kérdések

A vállalat minden alkalmazottjának kötelező írásban nyilatkoznia arról, hogy elfogadják és betartják az Etikai Kódexet? 543210

Az alkalmazottaknak bármikor lehetőségük van arra, hogy az Etikai Kódexben megfogalmazott alapelvekre és irányelvekre negatív következmények nélkül hivatkozzanak, még akkor is, ha ez nyereség- vagy forgalom csökkenéshez, illetve a vezetőikkel történő konfliktushoz vezet? 543210

A vállalkozás minden munkavállalóját kötelezi arra, hogy a jogszabályoknak megfelelően járjanak el (törvények, belső szabályok szigorú betartása)? 543210

Az alkalmazottak számára rendszeresen szerveznek továbbképzéseket a vonatkozó jogszabályokról és belső eljárásokról és szabályzatokról? 543210

A vállalat szabályozza és engedélyhez köti a munkavállalók egyéb munkavégzésre irányuló tevékenységét – mellék állás - (különösen a versenytársak, vevők vagy beszállítók esetén)? 543210

Az üzleti partnerek kötelesek betartani az Etikai Kódexben és az Információbiztonsági Szabályzatban foglaltakat (tanácsadók, szabad foglalkozásúak, határozott ideig foglalkoztatottak, outsource tevékenységet végzők)? 543210

Minden alkalmazott köteles a vesztegetési kísérletet azonnal jelenteni? 543210

A vállalat szabályozza közeli hozzátartozók foglalkoztatásánál (rokon, élettárs) tiltja az összeférhetetlenséget? 543210

Olyan fizetést biztosítanak az alkalmazottaknak, amelyből azok önmagukat és családjukat más bevételi forrás igénybe vétele nélkül képesek eltartani? 543210

A munkatársak által végzett egyéb külső tevékenység (pl. szakvélemények, előadások, publikációk) előzetes engedélyhez kötöttek, valamint honoráriumuk bejelentés-köteles? 543210

A társadalmi/szociális és sport célokra fordított vállalati kiadások célszerűségének ellenőrzése és felülvizsgálata biztosított? (pl. a vállalati sportegyesület, egyesületek, alapítványok, esetén)? 543210

Egyértelmű és egységes szabályzat vonatkozik ajándékok elfogadására, átadására, vendéglátásra és egyéb meghívásokra? 543210

Léteznek olyan mechanizmusok, amelyek segítségével az alkalmazottak kezdeményezően tárhatják fel a vállalaton belüli szabálytalanságokat, visszaéléseket és korrupciót (anonim hotline)? 543210

Etikai dilemma esetén rendelkezésére áll az alkalmazottak számára intézményesített – adott esetben anonim – segítség (például: hotline vagy egyéb formájában)? 543210

Világosan és egyértelműen megfogalmazott feltételrendszert alkalmaznak munkaerő toborzás, alkalmazás és előléptetés esetén? 543210

Vezető beosztás betöltésekor, vagy kulcspozícióba kerülő alkalmazottak esetén van lehetőség, hogy vizsgálják az illető feddhetetlenségét, integritását? 543210

Minden olyan feltárt esetet, amelynek büntetőjogi következményei lehetnek, átadnak/továbbítanak az illetékes hatóságoknak? 543210

Úgy alakították ki a vállalati bérrendszert, hogy megakadályozhassa a tisztességtelen magatartás érvényre jutását? 543210

III. Pénzügyi és számlázási területhez kapcsolódó kérdések

A vállalatnál minden kifizetés kizárólag pontos bizonylat alapján és csak az abban megnevezett célra fizethető ki? 543210

A kifizetéseket – különös tekintettel az ajándékokra, vendéglátásra, adakozásra, készpénzfizetésre, jutalékokra, tanácsadói díjakra, valamint hűségjutalmakra - további érdemi belsőellenőrzés előzi meg? 543210

Rendszeresen ellenőrzik, hogy minden, pénzügyi területen dolgozó alkalmazott az írásban lefektetett szabályozás szerint végzi a könyvelést? 543210

Egységes, egyértelmű számlázási elveket alkalmaznak minden szervezeti egységben? 543210

A számlavizsgálatot és a kifizetések ellenőrzését, mint különálló funkciókat kezelik a vállalatnál? 543210

A főkönyvben minden szervezeti alegység könyvelése integráltan szerepel? 543210

Úgy alakították ki a pénzügyi ellenőrzés technikai és eljárási rendszerét, hogy a hozzáférés kizárható akár harmadik (jogosulatlan) személy számára akár váratlan (technikai) esemény bekövetkeztekor; illetve adathamisítás megállapítása esetén visszakereshető az eredeti állapot, azaz minden tranzakció ellenőrizhető a könyvelésben naplófájlon, jegyzőkönyvön keresztül? 543210

A beruházások lebonyolítását (ajánlattétel, engedélyezés, kivitelezés, könyvelés és a kifizetés) egységes irányelvek alapján szabályozzák? 543210

Alkalmaznak rendszeres rotációt azokban a pozíciókban, amelyekben visszaélési lehetőség rejlik? (pl. számlaellenőrzés) Ha a munkakörben rotáció nem alkalmazható, akkor, rendelkeznek-e alternatívával; bevezettek-e egyéb ellenőrző vagy megfigyelő rendszert? 543210

Alkalmazzák rendszeresen a „négy -szem -elvet” az ún. érzékeny funkciót betöltő munkamunkakörök, (pl.: számla ellenőrzés) esetében? 543210

Az olyan funkciók, mint a beszerzés és leltárkészítés (raktározás) kontrollja egymástól elkülönülnek, illetve rendszeres ellenőrzés alatt állnak? 543210

Van a vállalatnál olyan szervezeti egység amely nemcsak formai, hanem érdemi szempontból is ellenőrzi a munkavállalók utazási és költségelszámolását? 543210

IV. A nyilvánossághoz, információ-átadáshoz kapcsolódó kérdések

A versenytilalom alá eső megállapodások kötése a vállalaton belül bármely formában alapvetően tiltos? 543210

Az ügyfelekkel történő, a tiszta versenyt korlátozó megbeszélések, megegyezések tájékoztatás kötelesek és szigorú szabályozás alá esnek? 543210

Az általános szabályoktól eltérő szerződések, a már meglévő szerződéseken végrehajtott változtatások, különleges szerződéskötések és az egyéb megállapodások engedélyhez kötöttek? Aláírásuk előtt átesnek a belsőszabályozásnak megfelelő ellenőrzésen? 543210

Az ügyintézés gyorsítása érdekében hivatalos személynek (pl.: az engedélyt kiadó hivatal munkatársának) vagy más gazdasági vállalkozás dolgozójának kifizetett pénz vagy egyéb dologi juttatás közvetlen és közvetett formában is szigorúan tilos? 543210

Külső vállalkozó, ügynök, tanácsadó vagy közvetítő igénybe vétele esetén alkalmazzák az ún. „due diligence” eljárást? (Az eljárás írásban hivatott rögzíteni és igazolni a szerződő fél szakmai alkalmasságát, feddhetetlenségét, kikötni a szolgáltatás teljesítésének feltételeit és körülményeit; csak a ténylegesen teljesített, és a szolgáltatással arányos díj kifizetésére vállalva kötelezettséget. Emellett a tiszteletdíj névtelen vagy adóparadicsomi számlára történő kifizetését kizárja.) 543210

A vállalat vizsgálja, hogy a külső tanácsadók, közvetítők, közbenjárók és/vagy szakértők teljesítménye és honoráriuma arányban áll egymással? 543210

A vállalat vizsgálja a megbízásából eljáró ügynököknek juttatott kifizetések és jutalékok arányosságát, mértékét, valamint hogy mögöttük valódi és mérhető teljesítmény áll? 543210

Az ügynököket a vállalat kötelezi a vállalat belső szabályzatainak és az Etikai Kódex betartására, illetve rendszeresen ellenőrzik ezt? 543210

Az üzleti partnerek részére történő ajánlatkérési eljárás lefolytatása (ajánlatok technikai kidolgozása és nyilvánossá tétele, valamint az árkalkuláció kidolgozása és nyilvánossá tétele) transzparens, átlátható és bármikor hozzáférhető módon történik? 543210

Rendszeresen ellenőrzik, felülvizsgálják a megkötött szerződéseket minden vállalati egységben, akár utólagosan is? 543210

Vizsgálják, hogy az üzleti partnerekkel történő kapcsolat ápolása megfelelően történik és igazolható módon zajlik (pl.: „feltűnő” vendéglátások, promóciós ajándékok és/vagy szponzori akciók vizsgálata)? 543210

Megtiltják az alkalmazottaknak a piacról és a versenytársakról szóló kétes információszerzést? 543210

A vállalat minden szervezeti egységében kötelezik az alkalmazottakat a jogszabályok és a vállalati belső szabályok betartására? Megfelelő képzésben részesítik őket ezen a téren, annak érdekében, hogy képesek legyenek betartani ezeket a szabályokat? 543210

Standardizáltak a vállalat szolgáltatásainak üzleti feltételei? A jogszabályoknak megfelelően működnek? 543210

Megtiltják az alkalmazottaknak kenőpénz felajánlását, juttatását, elfogadását vagy követelését bármilyen formában? Tilos a szerződéses kifizetések részleges visszafolyatása (ún. kickback)? Tilos továbbá vevők, képviselők, ügynökök, alvállalkozók, beszállítók, közhivatalnokok valamint más utak vagy csatornák igénybevétele a nem hozzáférhető szolgáltatások elérése érdekében? 543210

Minden megbízásából eljáró személy ügynöki szerződését a központon keresztül engedélyeztetik? 543210

V. Beszerzéshez kapcsolódó kérdések

Az alkalmazottak a belső szabályzatok (Aláírási Rend) betartásával köthetnek jogilag kötelező érvényű szerződéseket/megbízásokat? 543210

Tiltott-e a „szívességek cseréje” vállalaton belül? 543210

A beszállítók kiválasztásánál és minősítésénél az ár-, teljesítmény-, és minőségi jellemzők mellett figyelembe veszik a feddhetetlenségi kritériumokat is (törvény-tisztelet)? 543210

A beszerzési eljárásokat – teljesítési jegyzék, kiírások, átruházás, reklamáció és a kifizetés lebonyolítása – transzparensen, átláthatóan és bármikor ellenőrizhetően szabályozták? Akár külső, harmadik (ellenőrzi) fél számára is átlátható módon? 543210

Tenderek lebonyolítása esetén megfelelő számú ajánlattevőt vesznek figyelembe? 543210

Megbízáskor, szerződéskötéskor kérnek jogi szakvéleményt (különösen hosszú távú beszállítói és teljesítési határidők esetén; fővállalkozóval vagy közbenjáró személlyel történő szerződéskötés során)? 543210

Ellenőrzik a megbízások szükségességét és arányosságát (különös tekintettel az ún. utólagos megbízásokra)? 543210

Rendszeresen felülvizsgálják a beszerzéses szerződéseket, akár utólagosan is? 543210

Elvárnak-e megbízhatóságot beszállítóiktól és egyéb külső üzleti partnereiktől (diszkréció az üzleti információk tekintetében)? 543210

Beszállítóikat és egyéb külső üzleti partnereiket kötelezik feddhetetlenségi (integritás) nyilatkozat aláírására? 543210

Végrehajtanak rendszeresen, minden beszerzési területen munkakör-rotációt (vagy ennek alternatívájaként kontrollt)? 543210

Alkalmazzák a beszerzés területén a „négy - szem - elvet” (különösen nagy projektek pályázati kiírásakor és odaítélésekor, valamint a kifizetések és a számlaellenőrzések során)? 543210

A vállalkozás beszerzési feltételei standardizáltak és megfelelnek a hazai és a nemzetközi a jogszabályoknak? 543210